座席管理システムで何が分かり、どう変わるの？

• 誰が何時何処で仕事をしたかの履歴がリアルタイムでデータ化されます。
  管理者のPCには一覧表で表示されます。
  コロナの陽性が確認された場合、その人が過去に使用した席と、その傍の席にいた人も直ぐに分かり、必要な措置を迅速に行うことができます。
• 所在検索すると、その人が現在いる場所が分かります。
• 混雑状況を事前確認でき、密を避けられます。
• 利用履歴をCSVファイルにダウンロードできます。
  データをExcelや他のシステムで活用できます。
• 社員の意識が変わり、行動変容を喚起します。
  

他のシステムと何が違うの？

• とにかく、安くて、安全です
• 表のサーバーの行は、サバーの設置場所を
  社員情報の行は、データの格納場所です。
  ハッシュクラウドは、社内方式とクラウドの中間です。
  結果、両方の長所を受け継いだ、新しいクラウドです。
  
• この方式はHASH/ネット/PCの進化が可能にしました。
  弊社はいち早く技術開発に成功し、商品化しました。
  

メンテナンスは自分で出来るの？

• 出来ます。拠点/フロア/ブース/座席の数や名前、グルーピング方法などは簡単な文章で設定されているので、ユーザーが自分で編集できます。
  急な変更でも、直ぐに対応できます。

利用するには何が必要なの？

アンテナや特別な機器は必要ありません

• QRコード：机に設置する席番号(札/シール等)
• 利 用 者 ：QRコードスキャン用のPC/スマホ。
    　　　　普段お使いの機器が使えます。
• 管 理 者 ：管理用PC/社員情報（CSVファイル）
• ネ ッ ト ：インターネット or 社内イントラネット

操作はどうやってするの？

• 座席を利用する際は・・・：

❶ QRコードを読み込んでサーバーにアクセス

❷ 社員番号を入力して開始ボタンを押す

❸ 退席時に終了ボタンを押す

• 管理者は・・・：

❶ 社員情報をPCに読み込む

❷ ハッシュクラウドにアクセスする

❸ 利用履歴を確認する

❹ 座席や組織が変わったら設定を変更する

ご担当者様の評価文

ご担当者様の文をそのまま掲載します

• 解決した課題の概要：

公開セミナー参加票のメール配信が迷惑メール扱いとなってしまう問題を、Doculifeを活用し30秒に１件の配信をすることによって解決し、さらにリマインドメールの自動配信や開封確認などの機能により当日の失念による欠席者ゼロを実現しました。

• Doculifeを選定した理由は

一つ目は、本学の希望する機能を実現することができるサービスの中で、最も安価だったという点です。

以前は別のクラウド型メール配信サービスを利用していました。こちらも安価だったのですが、同一ドメイン宛ての複数のメールを同時に配信すると、迷惑メール扱いになってしまい、参加票が届かない、という事態が時々生じてしまったのです。当時、サポートサービスに問い合わせしましたがよい解決策がなく、お客様に迷惑メール扱いにならないよう個別に依頼したり、受信を確認いただいたりなどの対応をしておりました。参加票を確実にお届けするという最も重要な使命を果たすことができず、他社製品を検討していたところ、富士ゼロックス株式会社様からDoculifeのご提案をいただいたのがきっかけです。

二つ目に、個人情報の取り扱いについて非常に厳しく対応している点です。 　本学は2003年、日本の大学として初めてプライバシーマークを取得しました。個人情報の取り扱いについて学内のチェック体制は厳しい中で、Doculifeはメール配信に必要な最低限の項目をクラウド上にアップロードし、クラウド上にデータが存在する期間は短く、項目は最少となるよう、よく考えられた製品です。

三つ目に「参加票はどうしても紙で郵送を希望する」というお客様向けにも対応ができるような、参加票と事前課題をまとめて印刷する機能がDoculifeにはある点です。Doculifeを導入するまでは、個々に紙の参加票を出力し、事前課題のピッキングと帳合いをしていました。Doculifeに一元化し、事前課題も一緒に印刷することができ、ピッキングと帳合い作業はなくなり、短時間で郵送の準備ができるようになりました。この場合はもちろん、個人情報はクラウド上に保存しないので安心です。

• どのような効果がありましたか?

お忙しい時間を割いてセミナーにご参加いただくお客様へは、参加票を確実にお届けする必要があります。

同一ドメイン宛ての複数のメールを同時に配信したとき、迷惑メール扱いになってしまう問題については、Doculifeは30秒に１件ずつメールの配信をすることができるので、この問題を解決することができました。

さらにお客様に送った参加票の開封確認ができ、未開封者には再送することができるだけでなく、リマインドとしてセミナー開催直前にも配信が可能なので、お客様の当日の失念による欠席をゼロにすることができました。

事務局としては、参加票メールの未着による問い合わせや、再送などの対応業務がなくなり、また、参加票の郵送に関わる作業時間も短縮されました。

• 運用保守、サポート体制は

一番心配だったのは、参加票の案内メールが迷惑メール扱いとなってしまう問題が解決されないかもしれないという懸念でした。これについては、システム開発側で解決するまで対応していただけることを約束していただいたものの、前のシステムでは解決できなかったので、本当に解決できるのか多少不安がありました。しかしDoculifeに切り替えたとたん、「お客様にお送りしたメールが迷惑メールに入ってしまう」という問題はすぐに解決され無用な心配に終わりました。大きな機能の追加や修正とならないような軽微な修正であれば、年間運用保守費用内で改修いただける点も大きな魅力です。

コロナ禍で急遽オンラインセミナーを開催することになり、ミーティングＩＤやパスコードの配信が必要になりました。最初は手作業で対応していましたが、だんだん受講者や開催本数も増えてきて、手作業では対応できなくなったところで相談したところ、短納期で配信機能を追加していただくことができて大変助かりました。

• 今後の課題は

Doculifeにはさまざまな機能があります。現在はメール配信機能のみを利用しておりますが、今後はアンケート収集や受講証明書発行などの活用についても検討し、さらにお客様へのサービス向上を図りながら運用コストも削減していきたいです。

台湾世界デザイン博＠台北

• 主催：台湾政府/台北市
• 期間：2011年10月22日～30日
• 来場者数：約130万人
• 日本館：

日本航空/トヨタ/ヤンマー/富士ゼロックス/他の各社様が出展

• ご利用内容

2011年秋に台湾で開催された世界デザイン博の日本館でDocuLife^® の「いいねタッチ」が採用されました。

来場者は受付で交通カードと名前・電話番号等を登録し、各ブースに立ち寄り、気に入ったらタッチし、来場者の記念写真を合成したパンフレットをプレゼントする企画でしたが、プリント待ちの行列が日増しに長くなる程の人気でした。

• 来場者の反応

日本館は大人気でしたが、特に農業機械の展示場ブースはいつも人でいっぱいでした。「いいねタッチ」の数からも人気度が分かりました。
来場者が「いいねタッチ」で選んだブースのカタログを纏めた冊子は、みなさんお持ち帰りになり「いいねタッチ」の効果を発揮しました。