ご担当者様の評価文

• 解決した課題の概要：

公開セミナー参加票のメール配信が迷惑メール扱いとなってしまう問題を、Doculifeを活用し30秒に１件の配信をすることによって解決し、さらにリマインドメールの自動配信や開封確認などの機能により当日の失念による欠席者ゼロを実現しました。

• Doculifeを選定した理由は

一つ目は、本学の希望する機能を実現することができるサービスの中で、最も安価だったという点です。

以前は別のクラウド型メール配信サービスを利用していました。こちらも安価だったのですが、同一ドメイン宛ての複数のメールを同時に配信すると、迷惑メール扱いになってしまい、参加票が届かない、という事態が時々生じてしまったのです。当時、サポートサービスに問い合わせしましたがよい解決策がなく、お客様に迷惑メール扱いにならないよう個別に依頼したり、受信を確認いただいたりなどの対応をしておりました。参加票を確実にお届けするという最も重要な使命を果たすことができず、他社製品を検討していたところ、富士ゼロックス株式会社様からDoculifeのご提案をいただいたのがきっかけです。

二つ目に、個人情報の取り扱いについて非常に厳しく対応している点です。 　本学は2003年、日本の大学として初めてプライバシーマークを取得しました。個人情報の取り扱いについて学内のチェック体制は厳しい中で、Doculifeはメール配信に必要な最低限の項目をクラウド上にアップロードし、クラウド上にデータが存在する期間は短く、項目は最少となるよう、よく考えられた製品です。

三つ目に「参加票はどうしても紙で郵送を希望する」というお客様向けにも対応ができるような、参加票と事前課題をまとめて印刷する機能がDoculifeにはある点です。Doculifeを導入するまでは、個々に紙の参加票を出力し、事前課題のピッキングと帳合いをしていました。Doculifeに一元化し、事前課題も一緒に印刷することができ、ピッキングと帳合い作業はなくなり、短時間で郵送の準備ができるようになりました。この場合はもちろん、個人情報はクラウド上に保存しないので安心です。

• どのような効果がありましたか?

お忙しい時間を割いてセミナーにご参加いただくお客様へは、参加票を確実にお届けする必要があります。

同一ドメイン宛ての複数のメールを同時に配信したとき、迷惑メール扱いになってしまう問題については、Doculifeは30秒に１件ずつメールの配信をすることができるので、この問題を解決することができました。

さらにお客様に送った参加票の開封確認ができ、未開封者には再送することができるだけでなく、リマインドとしてセミナー開催直前にも配信が可能なので、お客様の当日の失念による欠席をゼロにすることができました。

事務局としては、参加票メールの未着による問い合わせや、再送などの対応業務がなくなり、また、参加票の郵送に関わる作業時間も短縮されました。

• 運用保守、サポート体制は

一番心配だったのは、参加票の案内メールが迷惑メール扱いとなってしまう問題が解決されないかもしれないという懸念でした。これについては、システム開発側で解決するまで対応していただけることを約束していただいたものの、前のシステムでは解決できなかったので、本当に解決できるのか多少不安がありました。しかしDoculifeに切り替えたとたん、「お客様にお送りしたメールが迷惑メールに入ってしまう」という問題はすぐに解決され無用な心配に終わりました。大きな機能の追加や修正とならないような軽微な修正であれば、年間運用保守費用内で改修いただける点も大きな魅力です。

コロナ禍で急遽オンラインセミナーを開催することになり、ミーティングＩＤやパスコードの配信が必要になりました。最初は手作業で対応していましたが、だんだん受講者や開催本数も増えてきて、手作業では対応できなくなったところで相談したところ、短納期で配信機能を追加していただくことができて大変助かりました。

• 今後の課題は

Doculifeにはさまざまな機能があります。現在はメール配信機能のみを利用しておりますが、今後はアンケート収集や受講証明書発行などの活用についても検討し、さらにお客様へのサービス向上を図りながら運用コストも削減していきたいです。

台湾世界デザイン博＠台北

• 主催：台湾政府/台北市
• 期間：2011年10月22日～30日
• 来場者数：約130万人
• 日本館：

日本航空/トヨタ/ヤンマー/富士ゼロックス/他の各社様が出展

• ご利用内容

2011年秋に台湾で開催された世界デザイン博の日本館でDocuLife^® の「いいねタッチ」が採用されました。

来場者は受付で交通カードと名前・電話番号等を登録し、各ブースに立ち寄り、気に入ったらタッチし、来場者の記念写真を合成したパンフレットをプレゼントする企画でしたが、プリント待ちの行列が日増しに長くなる程の人気でした。

• 来場者の反応

日本館は大人気でしたが、特に農業機械の展示場ブースはいつも人でいっぱいでした。「いいねタッチ」の数からも人気度が分かりました。
来場者が「いいねタッチ」で選んだブースのカタログを纏めた冊子は、みなさんお持ち帰りになり「いいねタッチ」の効果を発揮しました。

導入事例１：大手事務機メーカー様

毎年年初に全国の主要都市で２万人のお客様を招待して開催する新商品発表イベントでWeb申し込みと受付システムをご活用いただいております。お客様情報を外部サーバーに置かない安全安心なセイキュリティがご採用のポイントでした。

導入事例２：大手化学メーカー様

技術型企業で、優れた技術を沢山商品化されています。その技術のシナジを高める為の社内技術展示会でWeb申し込みと受付システムを活用されていますが、各ブースにもICカードリーダーを設置し、「いいねタッチ」で会場の活性化と効果測定に活かされています。

導入事例３：大手事務機器販売会社様

お客様への継続的なフォローアップによりコンタクト力を維持されています。毎月開催する50人規模のセミナーでWeb申し込みと受付システムを活用されていますが、準備と事後のデータ整理が楽なので、より多くのセミナーを開催できるとご満足いただけています。

導入事例４：大手住宅設備販売会社様

工務店経由の販売が主流な為、年１回交流会を開催されています。２０００人の勧誘・リスト作成・当日の受付を全て紙ベースで行っていた業務を、Web申し込みと受付システムに切り替え、効率化だけでなく、毎年の受付リストから顧客のデータベース化が実現しました。

導入事例5：大手事務機メーカー様

過去に情報漏洩事故も経験され、コンプライアンスとセキュリティーが厳格な会社ですが、このシステムはお客様情報を外部に置かないため、情報漏洩の心配が無く、事務局のご担当者様が本来の目的であるお客様への情報提供と、お客様とのコミュニケーション強化に集中できるとご満足いただいております。

導入事例6：大手化学メーカー様

技術のシナジが会社の業績に直結する為、上層部からの期待も高く、毎回緊張するイベントを運営されていますが、「いいねタッチ」をする様になって、会場が活気で溢れる様になりました。しかも、効果をデータで見える化できるので、社内の認知度も毎年上がってくるなどの相乗効果も生まれました。